株式会社若しくは、合同会社等の法人会社設立時には、定款が必要となります。
その際、WORDなどの文書作成ソフトで作成した文書データからPDF(Portable Document Format)に変換した電子定款(電磁的記録)を用いて設立手続きすることをお奨めします。
定款を電子で作成する場合は、収入印紙代(約4万円)が不要になるため費用を抑えられる事案としてご承知のことと思います。
起業の際、ご自身で電子定款を作成されることは、費用削減の最も有効な手段となり得ることですが、電子定款を作成するためには、データに電子署名を付与するための公的個人認証の取得、認証作業時に使用するICカードリーダーライター、PDFデータを編集するソフトAdobe Acrobat Pro DC (無料のAdobe Acrobat Reader DCとは異なります)等の準備が必須となります。
そして、作成工程において、公証人(電子定款の場合は指定公証人)の確認精査を経て、電子データの作成を行い、データへの電子署名等、一連の作業が完了するまでに、公証人への必要報酬を除いても、電子化する機材やソフトウェア等の費用が意外とかかることを考えると、そのためだけにかける費用対効果を考えるならば、行政書士等の専門に一任するほうが、もしかしたら得策(費用面とかける時間等)だったりするのかもしれません。
既存の書面定款はそのままでも法的に有効で、将来の定款変更にも影響しません。変更時には、紙・電子形式に関わらず法務局への届出が必要です。業務効率化のために定款内容をデジタルデータで保管・共有することは可能ですが、正式な電子定款への移行には追加の手続きと費用がかかることをお含み置きいただくことになります。